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Die Registrierungsphase stellt das prozessuale Herzstück Ihres Teilnehmermanagements dar. In dieser Phase fungiert Compledo als zentrale Datenbank, um den Datenimport, die gezielte Kommunikation und die Gestaltung der Benutzeroberfläche (Front-End) nahtlos zu verzahnen. Ein effizienter Workflow stellt sicher, dass Daten präzise erfasst werden und die Teilnehmerreise von der ersten Einladung bis zum erfolgreichen Abschluss der Anmeldung professionell begleitet wird.

3.1 Teilnehmer-Daten importieren

Der Importprozess wird zentral über das Modul „Teilnehmer“ gesteuert. Um Ihre Gästelisten in das System zu überführen, nutzen Sie im Dialog „Daten“ das Pulldown-Menü „Auswahl Import“.

• Import-Schnittstelle: Sie können Excel- oder CSV-Dateien hochladen, wobei die Daten den im System definierten Feldern zugeordnet werden.
• Umgang mit Dubletten: Die integrierte Standard-Suchformel identifiziert Datensätze mit identischen Vor- und Nachnamen. Die Entscheidung zur Bereinigung liegt manuell bei Ihnen.
  • Consultant-Hinweis: Löschen Sie Dubletten nur vor dem Versand von Einladungen. Wurden bereits persönliche Login-Codes oder Tickets versendet, sollten Sie den Login-Code der Dublette lediglich entfernen oder einen speziellen Status vergeben. Ein gelöschter Datensatz unterbindet den Zugriff dauerhaft und erschwert die Nachverfolgbarkeit bei Rückfragen.
• Import-Optionen: Sie können Teilnehmer bereits beim Importvorgang spezifischen Event-Gruppen zuweisen, um die spätere Administration zu vereinfachen.
• Datenbereinigung & Konventionen: Achten Sie strikt auf die Dateinamen-Konventionen (regex-basiert), um Importfehler zu vermeiden:
  • Verbotene Sonderzeichen im Dateinamen: ~"#%*:<>?/\{}|¿±^°
  • Dateinamen dürfen nicht mit einem Leerzeichen beginnen oder unmittelbar vor dem Punkt der Dateiendung mit einem Leerzeichen enden.
  • Dateiendungen dürfen ausschließlich Buchstaben (a-z, A-Z) und Zahlen (0-9) enthalten.

3.2 E-Mails versenden: Vorlagen und Massenversand

Die Kommunikation wird in die Vorbereitung der Inhalte und die operative Durchführung unterteilt.

• E-Mail-Vorlagen (Modul „Inhalte“): Erstellen Sie hier personalisierte Vorlagen wie Newsletter oder Registrierungsbestätigungen. Nutzen Sie Platzhalter wie <Briefanrede> für die persönliche Ansprache oder <Anmelde-Link> für den direkten Front-End-Zugriff.
• Manueller vs. Massenversand: Einzelmailings erfolgen direkt aus dem Datensatz. Für den Massenversand nutzen Sie im Dialog „Funktionen“ die „Teilnehmer-Aktion: E-Mails versenden“.
• Test-Modus: Validieren Sie Layout und Platzhalter zwingend vorab, indem Sie die Checkbox **„Test-Modus“**aktivieren. Alle E-Mails werden dann ausschließlich an die von Ihnen definierte Test-Adresse gesendet.
• Versand in Wellen: Bei großen Verteilern empfiehlt sich ein Wellenversand, um Server-Limits der Empfänger zu umgehen. Nutzen Sie hierzu den Radio-Button „Versand an Teilnehmer, an die diese E-Mail bisher nicht gesendet wurde“. Dies verhindert Dubletten-Versand und erleichtert das Management von Unzustellbarkeitsnotizen.
• Versandprotokoll: Nach Abschluss der Aktion können Sie über den Link „Protokoll herunterladen“ den Erfolg kontrollieren.
  • Wichtiger Hinweis: Dieses Protokoll ist temporär. Sobald Sie den Dialog schließen, wird die Datei gelöscht. Sichern Sie das Protokoll daher unmittelbar nach dem Versand.

3.3 Front-Ends bauen: Struktur und Navigation

Die Architektur der Teilnehmer-Oberfläche definieren Sie im Modul „Front-Ends“. Hier legen Sie fest, wie sich Gäste durch den Prozess bewegen.

• Breadcrumbs: Diese dienen der Orientierung. Bei linearer Navigation zeigen sie die Position in der Abfolge. In der Menü-Navigation bilden sie die Hierarchie der Menü- und Sub-Menü-Punkte ab und erlauben den direkten Rücksprung in übergeordnete Ebenen.