Kapitel 4: Fortgeschrittenes Teilnehmermanagement mit Compledo

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Dieses Kapitel markiert den Übergang von der rein passiven Datenerfassung hin zur aktiven Prozesslogik – dem Kernstück eines leistungsfähigen Teilnehmermanagements mit Compledo. Während Standard-Anmeldungen lediglich Informationen sammeln, transformieren fortgeschrittene Workflows diese Daten in automatisierte, rechtssichere und kapazitätsgesteuerte Abläufe.

Für Sie als Anwender bedeutet dies eine erhebliche Effizienzsteigerung: Durch die gezielte Konfiguration von Attributen, Triggern und Formeln reduzieren Sie den manuellen Verwaltungsaufwand auf ein Minimum, während Sie gleichzeitig maximale Flexibilität bei der Abbildung komplexer Event-Szenarien gewinnen.

4.1 Professionelles Wartelisten-Management

Ein strukturiertes Wartelisten-Management ist unerlässlich, um Events optimal auszulasten, ohne die Kontrolle über die tatsächliche Teilnehmerzahl zu verlieren.

4.1.1 Konfiguration: Warteliste ab Wert

Die Steuerung erfolgt im Modul Events innerhalb des Bereichs Einstellungen. Hier definieren Sie den Übergang vom regulären Buchungsprozess in den Wartelisten-Modus:

Kapazitätsgrenze Wert: Bestimmt die absolute Obergrenze für Teilnehmer mit dem Status „Zusage“. Ist dieser Wert erreicht, wird der Login für neue Interessenten unterbunden (sofern keine Warteliste aktiv ist).
Warteliste ab Wert: Dieser Schwellenwert legt fest, ab welcher Belegung Neuanmeldungen automatisch den Status „Warteliste“ erhalten.

Wichtiger System-Hinweis: Teilnehmer mit dem Status „Warteliste“ werden systemseitig nicht in die Kapazitätsberechnung einbezogen. Dies ermöglicht es, eine unbegrenzte Warteliste zu führen, während die „echten“ Plätze strikt limitiert bleiben.

Statuswechsel bei Anmeldung (Trigger-Logik):

Bedingung	System-Status (Zähltyp „Teilnahme“)	Neuer Status für Teilnehmer
Teilnehmeranzahl < Warteliste-Wert	Verfügbar	Zugesagt
Teilnehmeranzahl ≥ Warteliste-Wert	Erreicht	Warteliste
Teilnehmeranzahl ≥ Kapazitätsgrenze	Erreicht	Keine Neuanmeldung möglich

4.1.2 Manuelle Steuerung und Nachrücken

Compledo verzichtet bewusst auf ein automatisches Nachrücken. Dies stellt sicher, dass Sie als Veranstalter jederzeit die Entscheidungshoheit behalten, welcher Teilnehmer (z. B. nach Priorität oder VIP-Status) einen frei gewordenen Platz erhält.

Der Prozess für das manuelle Nachrücken:

Statusänderung: Ändern Sie im Modul Teilnehmer den Status manuell von „Warteliste“ auf „Zugesagt“.
Manuelle Kommunikation: Da kein automatischer Trigger für diesen manuellen Eingriff besteht, muss der Versand der Bestätigungs-E-Mail (z. B. über den Versand-Button im Teilnehmerprofil) manuell ausgelöst werden.

4.1.3 Kommunikation mit Wartelisten-Teilnehmern

Um Wartelisten-Teilnehmer unmittelbar bei Registrierung korrekt zu informieren, weisen Sie im Modul Events(Tabelle Aktionen) dem Trigger „Warteliste“ eine spezifische E-Mail-Vorlage zu (z. B. „Wartelisten-Bestätigung“).