Kapitel 5: Vor Ort – Einlass & Durchführung

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Dieses Kapitel beschreibt die operative Umsetzung der Teilnehmerverwaltung am Veranstaltungsort. Als Senior Technical Consultant liegt mein Fokus hierbei auf der technischen Stabilität und der Prozessgeschwindigkeit. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die Compledo-Module für Einlassmedien, Sitzplatzverwaltung und den digitalen Check-in optimal konfigurieren und vor Ort souverän steuern.

5.1 Tickets und Namensschilder: Konfiguration und Erstellung

Die technische Basis für alle personalisierten Dokumente – vom klassischen Ticket bis zum hochwertigen Namensschild – bildet das Modul „PDF-Dokumente“. Hier verknüpfen wir grafische Vorlagen mit dynamischen Werten aus der Datenbank.

1. Grundkonfiguration des Moduls „PDF-Dokumente“

In den Dokumenteneinstellungen definieren Sie die physischen Parameter. Achten Sie im Bereich „Daten“ besonders auf folgende Felder:

Name & ID: Interne Bezeichnung und systemseitige Kennung.
Höhe/Breite in mm (optional): Diese Felder sollten Sie im Idealfall leer lassen, damit das System automatisch die Maße der hochgeladenen PDF-Vorlage übernimmt. Wichtiger Hinweis: Manuelle Werte führen dazu, dass Inhalte abgeschnitten werden (bei zu kleinen Werten) oder weißer Leerraum entsteht (bei zu großen Werten).
Label Dateiname (optional): Hier definieren Sie die Benennung der erzeugten Datei. Beachten Sie zwingend die Dateinamen-Konventionen. Verbotene Zeichen sind: ~"#%*:<>?/\{}|¿±^°. Die Verwendung dieser Zeichen kann zum Abbruch des Druckprozesses führen.
PDF-Vorlage: Auswahl der im Modul „Inhalte“ hinterlegten Basis-Datei.

Strukturierung von Begleitungen im Druckprozess Compledo erlaubt die Verwaltung von bis zu 255 Begleitungenpro Hauptgast. Die Strukturierung der Dokumente erfolgt über das Pulldown „Seiten für Begleitungen“:

Option	Auswirkung auf den Druckprozess
Separate Seiten	Erzeugt ein PDF-Dokument pro Hauptgast. Dieses enthält nacheinander die personalisierte Seite für den Hauptgast sowie die personalisierten Seiten aller Begleitungen.
Separate Dokumente	Erzeugt für den Hauptgast und jede Begleitung jeweils eine eigene PDF-Datei mit je einer Seite.
Nicht erzeugen	Es wird nur das Dokument für den Hauptgast erstellt; Begleitungen werden ignoriert.

2. Präzise Personalisierung durch Platzhalter

Platzhalter werden statisch über Millimeter-Angaben (Position von links/oben) fixiert. Dies ist essenziell für vorgedruckte Layouts, bei denen Textfelder exakt in Rahmen passen müssen.

Wichtige Platzhalter-Typen:

Datenbankfeld: Dynamische Inhalte (z. B. Vorname, Firma).
Label: Statische Texte aus dem Modul „Inhalte“. Achtung: In PDFs werden ausschließlich unformatierte Texte unterstützt. HTML-formatierte Labels funktionieren hier nicht.
Bild: Integriert den ersten Teilnehmer-Upload (z. B. Profilbild).
Formel: Zeigt Ergebnisse aus im Modul „Einstellungen“ angelegten Formeln (z. B. für komplexe Kontingentberechnungen).